VEDTEKTER FOR PORSGRUNN ROTARY KLUBB

Sist revidert 28.9.2026

§ 1 Navn

Klubbens navn er Porsgrunn Rotary Klubb. Klubben er en selveiende forening som avholder sine møter i Porsgrunn kommune

§ 2 Formål

Klubbens formål er å fremme Rotarys idealer om å tjene andre, bidra til Rotary Internationals virksomhet, støtte The Rotary Foundation og lokale samfunnsgagnlige prosjekter. Klubbens virksomhet skal være i samsvar med Rotarys ideelle formål, lover og regler. Klubben tilhører Distrikt 2290.

§ 3 Styret

Styret er ansvarlig for klubbens virksomhet. Styret ledes av Porsgrunn Rotarys President.
Klubbens styre skal ha følgende sammensetning:

President, sekretær, kasserer, foregående års president, innkommende president

Klubben skal ha følgende komitéer: Medlemskomite, Servicekomite, TRF-komite, Komite for Ungdomsarbeid, Programkomite, Festkomite og PR-komite. Styret fungerer som klubbens administrasjon. Styret kan gjøre endringer i sammensetningen av komitéene

Det avholdes normalt ett styremøte per måned og komiteledere deltar dersom aktuelle saker knyttet til komitéarbeidet diskuteres. Skriftlig referat fra styremøtene skal være tilgjengelig for alle medlemmer innen 30 dager etter styremøtet.

§ 4 Presidenten

Presidenten leder møtene i klubben samt styremøtene. Presidenten er også ansvarlig for å representere Porsgrunn Rotary utad.

§ 5 Valg

Presidentvervet og øvrige styreverv går på rundgang med varighet ett år fra 1 juli til 30.juni påfølgende kalenderår.

Klubben skal ha en valgkomité bestående av innkommende president, innkommende sekretær og sittende President. Innkommende president skal være komitéens leder.

Valg av President:

Senest 2 uker før klubbens årsmøte om høsten skal valgkomitéen fremlegge forslag til ny President for Rotaryåret som begynner 1.juli halvannet til to år senere. Den som velges går inn i styret som innkommende president i Rotaryåret som begynner 1.juli påfølgende år.  Rotaryåret deretter blir vedkommende klubbens President.

Valg av styremedlemmer og revisor:  

Valgkomitéen skal senest 2 uker før årsmøtet om høsten fremlegge forslag til øvrige styremedlemmer for påfølgende Rotaryår som begynner 1.juli året etter. Det skal også fremmes forslag på valg av revisor. Revisor og kasserer kan gjenvelges.

I særlige tilfeller kan årsmøtet gjøre unntak fra ovennevnte valgregler.

§ 6 Møter

§6a Ordinære møter

Klubbmøter avholdes hver mandag kl 18.30 på hotell Vic i Porsgrunn eller annet egnet sted. Det er møtepause i jul-, påske og sommerferiene.

Oppmøte skal registreres. Dersom et medlem har langvarig manglende oppmøte, kan styret vurdere om medlemskapet skal termineres.

§6b Årsmøte

Årsmøte avholdes hvert år innen utgangen av oktober. Dato for årsmøte bekjentgjøres

14 dager på forhånd for alle medlemmene. Årsmøtet skal behandle:

·         Godkjenning av møteinnkalling og saksliste

·         Valg av protokollfører og to personer til å underskrive protokollen

·         Årsberetning fra den avgående president og styre.

·         Årsregnskap bestående av resultatregnskap og balanse pr 30.06

·         Sittende Presidents planer for det inneværende Rotaryår

·         Budsjett og fastsettelse av kontingent for det inneværende Rotaryåret

·         Valg av ny President, styremedlemmer og revisor iht. § 5 ovenfor.

·         Andre saker som styret vil fremlegge for årsmøtet

Medlemmer som ønsker saker behandlet på årsmøtet, må melde disse skriftlig til styret senest en uke før årsmøtet. Hvert medlem har en stemme ved avstemninger. Beslutninger fattes med simpelt flertall med unntak av vedtektsendringer som krever 2/3 flertall.

Det skal føres protokoll fra årsmøtet. Protokollen med valgresultat skal innberettes til Brønnøysundregisteret.

Ekstraordinært årsmøte kan avholdes etter styrets bestemmelse eller når det forlanges av revisor eller når minst 10 % av antall medlemmer i klubben krever det.

§7 Økonomi

Regnskapsåret er fra 1. juli til 30. juni. Før hvert regnskapsår starter, utarbeider styret et årlig budsjett med estimerte inntekter og utgifter.

Kassereren setter inn klubbmidler i klubbens bank, som er valgt av styret, delt inn i konti: én for klubbdrift og én eller flere for prosjekter. Utbetalinger foretas av kassereren eller et annet styremedlem og kontrolleres månedlig av presidenten.

Revisor gjennomfører årlig en grundig gjennomgang av alle finansielle transaksjoner. Klubbens årsregnskap presenteres for medlemmene på årsmøtet. En finansrapport midt i året, med inntekter og utgifter for de siste seks måneder, presenteres på et klubbmøte innen 31. januar.

§8 Medlemmer

Nye medlemmer kan tas opp i klubben etter forslag fra ett av de eksisterende medlemmene. Styret godkjenner nye medlemmer før formelt opptak i klubben.

§ 9 Signatur

 Klubbens signatur tegnes av Presidenten og et styremedlem i fellesskap. 

§ 10 Endringer

Disse vedtektene kan endres på årsmøtet eller på et ekstraordinært årsmøte. Forslag til endringer skal sendes skriftlig til hvert medlem senest én uke før møtet. Det kreves alminnelig flertall på årsmøtet for å vedta endringen. Alle endringer må være i samsvar med Rotarys standard klubblover, RI Constitution og Bylaws og Rotary Code of Policies.

 Nye vedtekter vedtatt på årsmøtet den 28 september 2026